Estos son los Datos que debe contener una factura.

Vamos a detallar cuáles son los datos que debe contener una factura

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Definición de FACTURA.

Vamos a detallar cuáles son los datos que debe contener una factura.

Por definición, una factura es un documento mercantil que refleja la información de una compraventa. Y debe cumplir una serie de formalidades legales que están recogidas en el artículo 6 del Reglamento de facturación de España.

Tanto los empresarios como los profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas. Es el documento mediante el cual se acreditan estas operaciones, con una enorme trascendencia tributaria. Esto es así porque sirve para justificar gastos o deducciones, así como para respaldar los ingresos que declaramos.

Por otro lado, la factura puede emitirse en papel o bien en forma de factura electrónica, una modalidad cada vez más utilizada por resultar más fácil de emitir, almacenar, localizar y enviar a las partes implicadas. Si trabajas principalmente en papel, recuerda que la digitalización certificada de facturas debe llevarse a cabo siempre haciendo uso de un software de facturación homologado para que sean válidas ante Hacienda (Verifactu).

La solución más sencilla de mantener bajo control toda tu facturación, eliminar el papel y garantizar el cumplimiento de la legalidad, evitando así sanciones por parte de Hacienda o de la Seguridad Social, es trabajar directamente con un software de facturación que cumpla con todos y cada uno de los nuevos cambios normativos y con todos los requisitos que marca la normativa aplicable.

¿Cuándo debes emitir una factura?

Si diriges una empresa o trabajas como profesional autónomo, cada transacción que lleves a cabo deberá quedar recogida en este documento, salvo muy contadas excepciones que también te contaremos.

No solo estás obligado a expedir factura en estos casos. También deberás entregarla a su destinatario y almacenar una copia. Del mismo modo, deberás guardar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Concretamente, existe obligación de a emitir una factura en estos supuestos:

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
Cuando se trate de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas por establecimientos libres de impuestos).
Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
Cuando se trate de la entrega de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
Cuando se trate de ventas a distancia o entrega de bienes objeto de impuestos especiales realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
En determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.

Existen excepciones en las que no estás obligado a emitir una factura, como en estos casos:

Operaciones exentas de IVA (ten en cuenta que las operaciones exentas de IVA son distintas de las operaciones no sujetas a este tributo), salvo las relacionadas con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado. Estas últimas sí conllevarán emisión de factura.
Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. Sí se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad.
Se debe emitir factura por la entrega de bienes inmuebles utilizados en la actividad.
Las que, con referencia a sectores o empresas determinadas, haya autorizado el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas.

Requisitos mínimos. Datos para hacer una factura.

Una vez aclarado cuándo emitir una factura, el siguiente paso es saber cómo hacer una factura por primera vez. Este es el contenido de la factura que debe constar siempre en este documento:

Es obligatorio incluir de forma bien visible la palabra “factura” en el documento. Por muy obvio que parezca.
Datos del emisor de la factura. Deberás incluir en ella tu nombre y apellidos o nombre de la sociedad, domicilio y NIF o CIF. También puedes incluir un número de teléfono, una dirección de correo, una persona de contacto en caso de duda o incidencia…
Número. La factura debe emitirse numerada de forma correlativa, desde el 1 en adelante durante cada ejercicio fiscal. Se pueden utilizar series separadas si existen razones que lo justifiquen.
Fecha. La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura. En otras palabras, la numeración de las facturas debe corresponderse con fechas ascendentes.
Datos del remitente de la factura. En este caso, se trata de los datos del receptor del producto o servicio. Nombre y apellidos (o nombre de la sociedad), dirección y NIF o CIF constituyen la información básica, pero puedes añadir la comentada en el primer punto (datos del emisor).
Concepto. La factura debe ser clara con respecto a lo que justifica. Evita términos vagos y explica con concreción cuál es el servicio prestado o el producto vendido.
Base imponible. Informaremos los importes para el círculo de la base imponible, incluyendo los precios de los productos, así como cualquier descuento a realizar. Sobre este importe se calculará el IVA correspondiente y, en caso de existir retención, se calculará también sobre este importe.
Retención de IRPF. Se aplica principalmente a profesionales, no siempre es necesaria, y su porcentaje varía en función del caso.
Tipo de IVA y cuota tributaria. Si la operación está sujeta a IVA se debe especificar el porcentaje a aplicar y el importe calculado de la cuota que se repercute.
Importe total. Es la suma de la base imponible, más el IVA/IGIC, y menos la retención del IRPF (si hay).
Forma de pago. Lo habitual es hacerlo a través de transferencia bancaria a la cuenta indicada en la propia factura.

En el caso de incumplirse algunos de ellos puede ocasionar una sanción tributaria. También es importante que el receptor de la factura compruebe que esta ha sido correctamente confeccionada, así lo establece la Ley de IVA en su artículo 97 ya que sólo serán deducibles aquellas cuotas de IVA que estén debidamente documentadas.

A tener en cuenta.

Las facturas podrán expedirse en papel o mediante soporte electrónico.
Las facturas emitidas por vía telemática tendrán la misma validez que las originales siempre que contengan idéntica información en la factura emitida y en la recibida.
En el caso de la factura simplificada, que sustituye al antiguo ticket, este contenido mínimo es algo más escueto.
Por último, si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura rectificada y a aquello que se modifica.